COUNCIL OF INTERMODAL SHIPPING CONSULTANTS YEAR XXV - Number 10/2007 - OCTOBER 2007 Logistica La sfida olimpica della Schenker Matthew Clarke, capo del settore eventi sportivi globali della Schenker, spiega il proprio impegno nell'ambito dei giochi olimpici: “La Schenker ha cominciato ad occuparsene a giugno del 2003 con un accordo formale con il CIO, ai sensi del quale essa è il suo fornitore esclusivo dei servizi di spedizione e di sdoganamento delle merci, in relazione a tre eventi chiave: i Giochi Olimpici di Atene 2004, i Giochi Olimpici Invernali di Torino 2006 ed i Giochi Olimpici di Pechino”. L'accordo ha fatto seguito alle precedenti esperienze in occasione delle Olimpiadi di Monaco, Sydney e Salt Lake City. La Schenker ha creato un gruppo operativo speciale che fornisce tutte le soluzioni progettuali al mercato internazionali dei principali eventi sportivi. Sebbene la squadra sia relativamente piccola, consistendo di 100 persone in tutto il mondo a fronte degli oltre 55.000 dipendenti dell'organizzazione nel suo complesso, può tuttavia contare sulla rete della società composta da dipartimenti di trasporto aereo e marittimo e logistici, nonché sulle competenze locali, allo scopo di supportare i propri obiettivi. Precisa Clarke: “Noi non dobbiamo entrare in un paese e partire da zero: siamo in grado di allinearci ed integrarci con l'ufficio locale. A Pechino, abbiamo già un ufficio di 300 persone e circa 4.000 impiegati ed uffici in 60 località sparse in tutta la Cina, di modo che possiamo fiduciosamente affermare che possiamo fornire servizi. Disponiamo della rappresentanza legale, delle licenze ad effettuare operazioni concesse dalle autorità competenti ed abbiamo un numero rilevante di impiegati cinesi, di modo che conosciamo la cultura e l'ambiente operativo locali. Abbiamo trattenuto gran parte del personale esperto, a Pechino, che aveva lavorato in occasione di molti eventi, tra cui Salt Lake City, Atene ed i giochi olimpici di Torino”. Clarke spiega che, sebbene vi siano alcune somiglianze, la domanda relativa ai Giochi Olimpici cambia tutte le volte a seconda della loro localizzazione, del loro ambiente operativo e della struttura dei prezzi dei servizi: “Si richiede una notevole pianificazione ed una profonda conoscenza della normativa locale. Le norme doganali inerenti ai Giochi Olimpici sono specifiche e noi partecipiamo con il comitato organizzativo locale al loro sviluppo, fornendo consigli fondati sulle lezioni apprese in occasione degli eventi precedenti mediante studi di casistica”. La Schenker importa a titolo provvisorio notevoli quantitativi di attrezzature che, subito dopo la conclusione delle Olimpiadi, vengono spedite indietro alla volta dei luoghi di origine dei clienti o dei fornitori. I gruppi di clienti variano dai giornalisti radiotelevisi alle agenzie di stampa, agli sponsor ed ai fornitori, sino ai numerosi comitati olimpici ed alle federazioni sportive. La gamma dei prodotti spazia dalle attrezzature radiotelevisive al cibo ed ai farmaci. Afferma Clarke: “Esistono vari prodotti destinati a 400 o 500 tipi di cliente; il paese di origine è diverso, di modo che le normative ivi vigenti hanno esigenze diverse di documentazione, la quale deve poi osservare qui le regole olimpiche; inoltre, soprattutto, le merci devono arrivare a destinazione in tempo ed in conformità alla legge”. Le attrezzature pesanti per i siti destinati agli eventi vengono portate per prime, seguite dalle attrezzature radiotelevisive e dai prodotti forniti dagli sponsor: “Assisteremo al primo importante afflusso di equipaggiamenti per Pechino a marzo del 2008, mentre l'ammassamento avverrà alla fine di luglio. Abbiamo un programma assai intenso di 180 giorni nei quali avverranno l'importazione, lo sdoganamento, il deposito, l'uscita dai depositi, le operazioni di raccolta ed imballaggio, cui noi facciamo riferimento parlando di “buttar dentro” (terminologia olimpica per definire la consegna dei prodotti nei siti dell'evento). A luglio, i luoghi designati per l'evento vengono bloccati, di modo che il BOCOG (Comitato Organizzativo di Pechino per i Giochi Olimpici) e la sicurezza li prendono in carico e procedono ai controlli; perciò, il controllo degli accessi viene monitorato dal BOCOG”. Qualcosa come l'80% ed oltre di ciò che Pechino riceve viene consegnato nei siti di gara o non di gara: “E' davvero sbalorditivo il numero di punti di consegna che vedremo in tutta Pechino”. Quando le Olimpiadi saranno in corso, l'attenzione verrà concentrata sulla pianificazione del “buttar fuori”, vale a dire sulla programmazione ed il coordinamento di ogni cosa allo scopo di essere pronti a ritirare, imballare e trasportare tutte le merci portate in loco. “Lavoriamo in base ad una teoria secondo cui ci vogliono 10 mesi per portar dentro i prodotti e 10 giorni per portarli fuori. Non si tratta di un calcolo assolutamente preciso, ma serve a rendere l'idea per sottolineare che abbiamo a disposizione un lungo periodo in entrata ed un periodo davvero breve in uscita”. La Schenker dispone di una nuova struttura di magazzinaggio da 20.000 m2 per il deposito e la distribuzione nei pressi dell'aeroporto internazionale di Pechino. Alla domanda su che cosa ci sarà di diverso al riguardo per le Olimpiadi, Clarke ha risposto: “L'unica cosa è che, da una prospettiva logistica, noi non effettuiamo operazioni in una, ma in sette città, il che rappresenta una bella sfida; per fortuna, la Schenker effettua notevoli operazioni a Hong Kong ed abbiamo un'ottima squadra a Qingdao”; Clarke si riferisce qui alle gare di equitazione e di vela che si svolgeranno in queste due località. Ai Giochi di Atene, la Schenker aveva gestito la logistica per 280 squadre di equitazione, cavalli ed equipaggiamenti compresi, ed aveva spedito 70 containers di barche e canoe da numerosi punti di origine. Inoltre, la Schenker ha soddisfatto le richieste giornaliere relative alla catena delle forniture, tra cui le coperte e le lenzuola per oltre 100.000 atleti e addetti, così come le consegne di birra per la Heineken in tutta la città. La Adidas ha prodotto oltre 70.000 uniformi nei propri siti manifatturieri per i volontari e gli addetti ai giochi, che la Schenker ha poi provveduto a spedire e distribuire. Clarke spiega che essi lavorano per provvedere alle forniture sino al 30% della lista rilasciata dal Comitato Olimpico Nazionale, sebbene ciò non rappresenti il volume dei prodotti complessivi richiesti, dato che esso dipende dalle dimensioni della squadra del paese rappresentato. In tutto, vi sono circa 50 punti di origine. Un altro fattore tipico di questi giochi è che un sacco di materiali vengono prodotti localmente. “Ho lavorato a Sydney, dove l'80% dei prodotti era stato reperito altrove. La mobilia, le installazioni e le attrezzature venivano dalla Cina, dall'Europa o dagli Stati Uniti. In questo mercato, l'80% dei prodotti proverrà dalla Cina, di modo che ciò comporta una tendenza completamente diversa nell'ambito della catena delle forniture. E, tornando con la memoria ad Atene, in genere si era trattato di un lavoro camionistico in ambito solo europeo. Sono sicuro che a Londra le cose andranno di nuovo diversamente”. Riguardo ai fornitori, nonché alla preparazione per i giochi e per l'Evento della Buona Fortuna di Pechino in estate, Clarke ha aggiunto: “La mia previsione, al momento, è che le cose saranno completamente definite alla fine di quest'anno. L'intero periodo di agosto di quest'anno, che riflette l'anno da qui alla celebrazione dei giochi ed il collaudo di molte procedure operative, è stato una significativa pietra miliare per tutti noi”. (da: Containerisation International, settembre 2007, pag. 73)